프로포마 인보이스 뜻과 작성법: 상업송장과의 차이

프로포마 인보이스(Proforma Invoice, P/I)는 수출자가 수입자에게 거래 확정 전에 보내는 사전 견적 문서입니다. 가격, 수량, 인도조건, 결제조건을 제시해 수입자의 내부 승인이나 수입허가 신청, 신용장 개설 준비에 쓰입니다. 상업송장(Commercial Invoice)과 달리 대금을 청구하는 문서가 아니며, 통관에서는 원칙적으로 실제 거래를 보여 주는 상업송장이 과세가격의 근거가 됩니다.

핵심 요약

• 프로포마 인보이스는 계약 성립 전 견적·승인용으로 발행되며, 그 자체로 결제 의무를 만들지 않습니다.
• 상업송장은 선적 시점의 실제 거래 증빙으로 통관·결제·회계에 쓰입니다.
• 통관에는 상업송장을 내는 것이 원칙입니다. 프로포마는 샘플·무상 물품이나 상업송장을 아직 받지 못한 경우처럼 예외적으로만 대신 받아 줍니다.

프로포마 인보이스란?

프로포마(pro forma)는 라틴어로 ‘형식상의’, ‘임시의’라는 뜻입니다. 수출자가 수입자 요청에 따라 앞으로 거래할 화물의 가격과 인도 조건을 정리해 보내는 문서입니다. 수입자는 이를 보고 주문 여부를 정하거나, 수입허가 신청과 신용장 개설 때 참고 자료로 씁니다. 두 당사자가 서명하면 매매계약의 증빙으로 쓰일 수도 있지만, 보통은 구속력 없는 견적 문서로 다룹니다.

프로포마 인보이스는 상업송장과 어떻게 다른가요?

프로포마 인보이스는 계약·선적 전에 내는 구속력 없는 견적입니다. 상업송장은 실제 거래의 대금 청구서로, 통관에 원칙적으로 필요합니다.

항목	프로포마 인보이스	상업송장
발행 시기	계약 성립 전, 선적 전	선적 시 또는 이후
법적 성격	견적(구속력 없음)	실제 거래의 대금 청구
용도	가격 승인, 수입허가, L/C 개설	통관, 결제, 회계 증빙
통관 사용	예외적으로만 인정	원칙적으로 필수
결제 의무	없음	있음
수정	자유롭게 재발행	제한적(정정송장 등)

상업송장에 들어가야 할 항목은 상업송장·포장명세서 차이: 필수 항목과 작성법에서 자세히 다룹니다.

프로포마 인보이스에는 어떤 항목을 적어야 하나요?

표제, 번호와 발행일, 양 당사자, 품명·수량·단가·총액·통화, 인도 조건, 결제 조건, 유효 기간, 선적 예정일을 적습니다. HS코드는 견적 단계에서 필수는 아닙니다.

• 문서 표제: Proforma Invoice 명시
• 인보이스 번호와 발행일
• 수출자·수입자의 상호와 주소
• 품명, 규격, 수량, 단가, 총액, 통화
• 인도 조건(Incoterms, 예: FOB Busan)
• 결제 조건
• 유효 기간(가격 변동 대비)
• 선적 예정일 또는 납기

HS코드는 견적 단계에서 꼭 넣어야 하는 항목은 아니지만, 수입허가용으로 쓰일 때는 예상 코드를 함께 적는 경우가 많습니다.

프로포마 인보이스는 언제 발행하고 어떻게 활용하나요?

거래 협의 단계에서 수입자가 가격 확인과 내부 승인을 위해 요청합니다. 신용장(L/C) 개설 때 은행이 참고하기도 하고, 일부 국가에서는 수입허가 신청 서류로 요구합니다. 선적 뒤에는 실제 수량과 금액이 확정된 상업송장을 따로 발행합니다. 결제 방식은 신용장(L/C)과 T/T 차이를 함께 보고 고르면 됩니다.

프로포마 인보이스 금액은 어떻게 계산하나요? (계산 예시)

수입자가 LED 조명 100개를 주문하려고 합니다. 단가는 USD 25, 조건은 FOB Busan입니다.

• 수량: 100개
• 단가: USD 25
• 총액: USD 2,500
• 인도 조건: FOB Busan
• 결제: T/T 선금 30%, 선적 전 잔금 70%
• 유효 기간: 발행일로부터 30일

이 금액은 견적이므로 실제 선적 때 사양이나 수량이 달라지면 상업송장 금액이 바뀝니다. 통관 때는 최종 상업송장 금액이 기준이 됩니다.

프로포마 인보이스에서 자주 하는 실수는 무엇인가요?

프로포마 인보이스를 그대로 통관 서류로 내는 경우가 적지 않습니다. 세관은 실제 거래 금액과 수량을 보여 주는 상업송장을 요구합니다. 프로포마와 상업송장 금액이 크게 다르면 신용장 네고 때 서류 불일치로 처리될 수 있습니다. 유효 기간을 적지 않으면 원자재 가격이나 환율 변동 위험을 수출자가 떠안게 됩니다. 포장명세서와 수량이 맞지 않으면 선적이 늦어질 수 있습니다.

자주 묻는 질문

프로포마 인보이스로 통관할 수 있나요?

일반적인 유상 거래에서는 상업송장을 내야 합니다. 샘플이나 무상 물품, 또는 상업송장을 아직 받지 못한 경우에 한해 예외적으로 인정되기도 합니다. 예를 들어 미국 규정(19 CFR 141.83)은 상업송장이 없을 때 프로포마 송장을 내고 나중에 원본을 제출하도록 하고 있습니다. 국내 수입신고 요건은 관세청 안내를 확인하세요.

프로포마와 상업송장 금액이 달라도 되나요?

수량 조정이나 운임 변동으로 약간의 차이는 생길 수 있습니다. 다만 차이가 크면 신용장 네고나 세관 심사에서 문제가 될 수 있으므로 달라진 이유를 기록해 두는 것이 좋습니다.

두 당사자가 서명하면 계약서가 되나요?

양측이 서명·날인하면 매매계약의 증빙으로 쓰일 수 있습니다. 그래도 실무에서는 별도 계약서를 쓰고 프로포마는 견적용으로 두는 편이 안전합니다.

유효 기간은 얼마로 두는 게 좋나요?

원자재 가격과 환율이 움직일 수 있으므로 15~30일 정도를 적는 경우가 많습니다. 기간이 지나면 새 프로포마를 발행합니다.

출처

• International Trade Administration, Pro Forma Invoice (영문)
• 미국 19 CFR 141.83, 송장 종류와 프로포마 송장 (영문)
• 관세청

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