선적통지서, 언제 보내야 할까?

선적통지서는 화물을 본선에 실은 직후, 수입자가 보험·통관·수령 준비를 할 수 있도록 바로 보내야 합니다. 인코텀즈 2020은 매도인에게 인도 사실을 매수인에게 “충분히” 통지할 의무를 두고 있고, 특히 매수인이 직접 보험을 드는 CFR에서는 통지가 늦으면 보험 공백과 책임 다툼으로 이어질 수 있습니다.

핵심 요약

• 인코텀즈 2020에서 통지 의무는 각 규칙의 A10(Notices) 조항에 있습니다. C규칙(CFR·CIF·CPT·CIP)에서 매도인은 인도 사실과, 매수인이 화물 수령에 필요한 조치를 할 수 있게 하는 통지를 해야 합니다.
• CFR은 본선 적재 때 위험이 매수인에게 넘어가지만 보험은 매수인이 듭니다. 그래서 선적 후 통지가 늦으면 매수인이 보험을 못 든 사이 사고가 날 수 있습니다.
• 통지에는 보통 선박명·항차, B/L 번호, 선적일, 품명·수량, 송장 금액, 선적항·양하항, ETD/ETA가 들어갑니다.

선적통지서는 무엇인가요?

선적통지서(Shipping Advice, Advice of Shipment)는 수출자가 화물 선적을 마쳤다는 사실과 선적 내용을 수입자에게 알리는 문서입니다. 정해진 표준 양식은 없지만, 적힌 내용은 상업송장·포장명세서·선하증권과 일치해야 합니다.

한국 수출 실무에서는 대부분 이메일로 보내고, 신용장에서 요구하면 사본을 네고 서류에 함께 냅니다. 선적 전에 선사에 보내는 서류는 선적통지서가 아니라 선적지시서(SI)이니 헷갈리지 않아야 합니다. SI 마감은 선적지시서 SI 제출 기한에서, 인코텀즈 전체 구조는 인코텀즈 2020 정리에서 볼 수 있습니다.

인코텀즈에서 매도인의 통지 의무는 어떻게 되나요?

인코텀즈 2020은 매도인과 매수인의 통지 의무를 각 규칙의 A10·B10(Notices) 조항에 두고 있습니다. C규칙에서 매도인은 화물을 인도했다는 사실과 함께, 매수인이 화물을 받기 위해 통상 필요한 조치를 할 수 있도록 필요한 통지를 해야 합니다.

CFR(Cost and Freight)에서는 매도인이 목적항까지 운임을 내지만, 위험은 선적항에서 본선에 적재될 때 매수인에게 넘어갑니다. 매도인에게는 보험을 들어 줄 의무가 없으므로, 매수인이 제때 적하보험을 들려면 선박명과 선적일을 빨리 알아야 합니다.

CIF에서는 매도인이 최소 담보인 협회적하약관(ICC) (C) 수준의 보험을 들어야 하고, CIP에서는 더 넓은 (A) 약관이 기본입니다. 그래도 통지 의무는 그대로 남습니다.

CFR에서 통지가 늦으면 어떤 일이 생기나요?

매수인이 보험에 들지 못한 사이에 사고가 나면, 위험이 이미 넘어갔더라도 매도인이 손해를 떠안을 수 있습니다. ICC 아카데미 해설은 매도인이 적재 후 제때 통지하지 않으면 운송 중 멸실 위험을 매도인이 질 수 있다고 설명합니다.

같은 해설에 나오는 가상 사례는 이렇습니다. CFR 계약에서 금요일에 적재를 마쳤지만 담당자가 주말이라 통지를 보내지 않았고, 그날 밤 선박 화재로 화물이 손상됐습니다. 매수인은 주말이 지나서야 보험을 들었습니다. 해설은 매도인이 선박명 등 보험에 필요한 정보를 제대로 알리지 않았으므로 운송 중 위험을 매도인이 부담할 수 있다고 봤습니다.

선적통지서에는 무엇을 적어야 하나요?

수입자가 보험 가입, 화물 추적, 통관 준비를 바로 할 수 있을 만큼의 정보를 적습니다. 계약이나 신용장이 정한 항목이 있다면 그 항목이 우선입니다.

실무에서 자주 들어가는 항목은 다음과 같습니다.

• 계약번호 또는 신용장 번호
• 상업송장 번호와 금액
• 품명·수량(포장 수)
• 선박명(Vessel)·항차(Voyage)
• B/L 번호
• 선적항·양하항
• 선적일(On board date)·ETD·ETA
• 컨테이너 번호·봉인 번호(해당 시)

작성 예시(가상의 값)

부산항에서 로스앤젤레스로 CFR 조건으로 전자부품 500상자를 보냈다고 가정합니다. 선박명·B/L 번호·금액은 모두 설명용으로 지어낸 값입니다.

Subject: Shipping Advice - Contract No. SC-2026-001

Vessel / Voyage: SAMPLE STAR / 001E
On board date: 2026-11-02
B/L No.: SAMPLEBL0001
Port of loading: Busan / Port of discharge: Los Angeles
Goods: Electronic parts, 500 cartons
Invoice No. / Value: INV-001 / USD 48,500
ETD: 2026-11-02 / ETA: (선사 스케줄 기준)

ETD와 ETA의 차이는 ETD·ETA 뜻과 선적 스케줄에, B/L 종류는 선하증권과 해상운송장 차이에 정리해 두었습니다.

선적통지서는 언제, 어떻게 보내나요?

본선 적재가 확인되면 지체 없이 보내는 것이 원칙이고, 계약이나 신용장에 기한이 적혀 있으면 그 기한을 지켜야 합니다. 인코텀즈 자체는 몇 시간 안이라는 숫자를 정하지 않고 “충분한 통지”를 요구하므로, CFR 거래라면 기한을 계약서에 미리 적어 두는 편이 안전합니다.

예를 들어 신용장에 “Shipping advice must be sent within 2 days after shipment”처럼 기한과 방식이 적혀 있다면, 그 문구대로 보내고 보낸 기록(메일 사본 등)을 남깁니다. 보통 이메일 본문에 핵심 항목을 쓰고 B/L 사본 PDF를 첨부하며, 원본 B/L을 특송으로 보내면 운송장 번호도 함께 알려 줍니다.

선적통지서에서 자주 하는 실수는 무엇인가요?

가장 흔한 실수는 보험과 추적에 꼭 필요한 정보를 빠뜨리거나, 다른 서류와 숫자가 맞지 않는 경우입니다. CFR에서는 통지를 미루는 것 자체가 위험이 됩니다.

• 선박명이나 B/L 번호를 빠뜨려 수입자가 보험 가입이나 화물 추적을 못 하는 경우
• 상업송장·B/L과 금액, 수량이 다른 경우
• CFR인데 주말·연휴를 이유로 통지를 미뤄 보험 공백이 생기는 경우
• 신용장이 정한 문구·기한·발송 방법을 따르지 않아 서류 하자가 되는 경우

자주 묻는 질문

선적통지서는 꼭 보내야 하나요?

법이 따로 강제하는 서류는 아니지만, 계약이나 신용장이 요구하면 반드시 보내야 합니다. 요구가 없어도 인코텀즈 A10에 매도인의 통지 의무가 있어 대부분의 거래에서 보냅니다.

CFR과 CIF의 통지 의무가 다른가요?

기본 통지 의무는 같습니다. 다만 CFR에서는 매수인이 직접 보험을 들어야 하므로 통지가 늦을 때 보험 공백이 생길 위험이 더 큽니다. CIF는 매도인이 최소 (C) 약관 보험을 들어 둡니다.

신용장 거래에서 선적통지서 사본을 제출해야 하나요?

신용장에 그 서류가 요구 서류로 적혀 있을 때만 냅니다. 요구되는 경우에는 신용장 문구대로 작성하고 발송 증빙을 함께 준비해야 합니다. 신용장 서류 흐름은 신용장 진행 절차를 참고하세요.

항공화물에도 선적통지서를 보내나요?

네. 선박명 대신 항공화물운송장(AWB) 번호, 항공편명, 출발일을 적어 보냅니다. 목적은 해상과 같습니다.

출처

• ICC, Incoterms® 2020 rules: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/
• ICC Academy, “CFR & CIF Incoterms® 2020 explained: Key differences” (2024-08-21, CFR 통지 의무·ICC (C) 담보·가상 사례): https://academy.iccwbo.org/incoterms/article/incoterms-2020-cfr-or-cif/